1. Konseptointi

Verkkopalvelun hankintaa valmistellessa vallitsee usein ainakin jonkinlainen kaaos. Vanhassa toteutuksessa voi olla tiedostettu olevan puutteita, mutta ei ole vielä osattu määritellä, mitä halutaan tilalle. Myös työryhmissä voi olla erilaisia toiveita, joista tulee muodostaa yksi johdonmukainen kokonaisuus. Konseptoinnin tarkoituksena on eri toiveiden ja odotusten yhteensovittaminen sekä niiden mukauttaminen niin taloudellisiin, teknisiin kuin muihinkin reunaehtoihin. Verkkopalvelun tilaajan tulee muodostaa työryhmä niin hankintaan kuin tulevaan projektiinkin.

Kukonlaulun asiantuntijapalvelun avulla keskusteluun voidaan tuoda edessä siintävä projektitodellisuus. Järjestelmän mahdollisuudet ja rajoitteet tunteva keskustelukumppani kykenee laatimaan eri vaatimuksista tavoitteita palvelevan verkkopalvelun käsikirjoituksen.

Konseptoinnin yhteydessä linjataan myös palveluntarjoajien kelpoisuusvaatimuksia, päätetään hankinta-aikataulu ja asetetaan tavoitteet projektiaikataululle.

2. Hankinta

Verkkopalvelun hankinta voi edellyttää erilaisia toimenpiteitä sen mukaan, minkä kokoista hankintaa ollaan tekemässä ja millainen on nykytilanne. Hankinnan alustavissa vaiheissa voidaan käydä markkinavuoropuhelua sopiviksi katsottujen mahdollisten palveluntarjoajien kanssa. Julkisenkin sektorin hankinnoissa kilpailutus tai itse hankinta saattaa olla hyvinkin suoraviivainen toimenpide, jos hankinta alittaa kansallisen kynnysarvon. Lainsäädäntöä enemmän toimintaa voi ohjata vaikkapa kunnan oma hankintaohje.

Tilaajan näkemyksen ja tavoitteiden selvyyden tueksi luodaan määrittelydokumentit sekä tarjouspyyntö. Työvaihe on oikeastaan aika tekninen verrattuna edelliseen vaiheeseen, eli konseptointiin.

Tarjouspyyntöasiakirjojen ohjausvaikutusta ei voi kylliksi korostaa. Huolettomuus pyytäessä kostautuu helposti toimituksessa. Asia on sama projektimallista riippumatta, vaikka tarjouspyynnön luonne muuttuukin.

Saaduista tarjouksista tehdään objektiivinen arviointi. Tässä vaiheessa Kukonlaulun tehtävänä on tuottaa tilaajalle helposti ymmärrettävä raportti siitä, miten kukin tarjous on vastannut pyydettyä ja tilaajan tarvetta. Arvioinnin yhteydessä voidaan käyttää pisteytystä. Varsinaisen päätöksen tekee aina verkkopalvelun tilaaja.

Hankintavaihe päätetään sopimukseen valitun palveluntarjoajan kanssa. Kaikille mukana olleille tarjoajille tiedotetaan päätöksestä.

3. Projektinhallinta

Kun edelliset työvaiheet on tehty huolellisesti, päästään johdonmukaisesti varsinaisen projektin kimppuun.

Tilaajan projektipäällikön - tai yhä useammin sanottuna tuoteomistajan - roolissa voi olla monenlaisella taustalla toimivia ammattilaisia. Todennäköistä on kuitenkin, etteivät hankkeen kaikki osa-alueet ole tuoteomistajan ydinosaamista. Projektin aikana tulee käsiteltäväksi kysymyksiä mm. seuraavista aihealueista: viestintä, tekniset ratkaisut, liiketoiminta, sisällönhallinta ja työryhmän johtaminen. Parhaankin palveluntarjoajan kanssa on hyödyllistä osata keskustella myös aiheista käytettävyys, esteettömyys ja hakukoneoptimointi. Uskallamme ennustaa, että jossain vaiheessa tuntuu haasteelliselta, vaikka asioiden äärellä ei olisikaan ensimmäistä kertaa.

Projektin onnistumisen kannalta on tärkeää, että siihen osallistuvalla työryhmällä on riittävät resurssit ja mandaatti tehdä päätöksiä. Projekti vaatii johtajuutta niin sisäisesti kuin palveluntarjoajankin suuntaan. Suunnittelulla voidaan luoda hyvät edellytykset onnistumiselle, kun vaikkapa sisällönsyöttöön tai projektikokoontumisiin kuluva työaika ei tule tule yllätyksenä tekijälle eikä organisaatiolle. Laadukas projektijohtaminen varmistaa, että tiimin työpanos tuottaa mahdollisen suuren hyödyn projektissa. Näin investoinnin tuotto kasvaa suuremmaksi.

Kukonlaulu voi olla tilaajan tukena joko osana työryhmää, projektikonsulttina tai laajemmassa vastuussa projektipäällikkönä.

4. Jatkuva kehittäminen

Verkkopalvelu on prosessi, jonka on tarkoitus kehittyä koko elinkaaren ajan. Yhtä vastausta elinkaaren arvioiduksi pituudeksi ei voi antaa, mutta maailma muuttuu ympärillä ja sivuston tulisi täyttää tavoitettaan kaiken aikaa. Tavoitteet voivat olla liiketoiminnallisia, viestinnällisiä tai vaikkapa palveluprosessien ohjaamista. Verkkopalvelun tulee olla kilpailukykyinen omassa toimintaympäristössään ja vastata vähintään niihin tarpeisiin ja käyttötapoihin, joihin kohderyhmässä on totuttu.

Kehittämisen perustyökaluina käytetään mittareita, joilla kuvataan verkkopalvelun suoriutumista tavoitteistaan. Usein puheessa esiintyvät myös verkkopalvelun KPI-pisteet. Kun konseptoidessa on aikanaan osattu vastata tyhjentävästi siihen, miksi verkkopalvelu ollaan tekemässä, niin elinkaaren voidaan aina palata vastausten äärelle ja arvioida, voitaisiinko verkkopalvelua, sen sisältöjä tai vaikkapa kävijäliikenteen ohjausta parantaa tai kehittää.